GMF Proservices

Automatisation & digitalisation

Votre expertise. Nous automatisons le reste.

Vous disposez de bons outils et vous perdez pourtant des heures chaque semaine à faire circuler les mêmes informations entre emails, tableurs, CRM, devis, factures et dossiers. Nous analysons vos processus, identifions les tâches à faible valeur ajoutée, puis concevons des automatisations adaptées à vos outils.

Voir les formules Demander un diagnostic

Organismes de formation & CFA

OF FLOW

Optimisation et automatisation des processus des organismes de formation, de la prospection au reporting qualité.

« Vos formations. Votre expertise. Nous automatisons le reste. »

Artisans, TPE & PME

PRO FLOW

Optimisation et automatisation des processus des artisans, TPE et PME, du devis au paiement et à la fidélisation.

« Votre métier. Votre expertise. Nous automatisons le reste. »

Ce que vous y gagnez

Pourquoi automatiser ?

  • Réduire les ressaisies et les erreurs
  • Automatiser les relances et les tâches répétitives
  • Fluidifier le parcours administratif, du devis au paiement
  • Améliorer la traçabilité et le classement des preuves
  • Libérer du temps pour votre cœur de métier, le commercial et le pilotage
  • Faire évoluer l'organisation sans remplacer systématiquement vos outils

Le parcours que nous automatisons

Chaque étape peut être fluidifiée, en tout ou partie

OF FLOW · parcours formation

De la prospection à l'archivage.

  1. Prospection
  2. Qualification
  3. Devis
  4. Inscription
  5. Convention / contrat
  6. Signature
  7. Convocation
  8. Formation
  9. Émargement
  10. Évaluation
  11. Attestation
  12. Facturation
  13. Relance
  14. Archivage
  15. Reporting qualité

PRO FLOW · parcours client

De la prospection à la fidélisation.

  1. Prospection
  2. Qualification
  3. Devis
  4. Signature / acceptation
  5. Planification RDV
  6. Intervention / prestation
  7. Suivi & compte-rendu
  8. Facturation
  9. Paiement
  10. Relance impayés
  11. Avis client
  12. SAV / réclamations
  13. Archivage
  14. Reporting d'activité
  15. Fidélisation

Exemples d'automatisations

Concrètement, à quoi cela ressemble

InscriptionOF

Formulaire → CRM ou outil OF → dossier stagiaire

Bénéfice : Moins de saisie

ConvocationOF

Date de session → email de convocation → rappels

Bénéfice : Moins d'oublis

ÉvaluationOF

Fin de session → questionnaire → relances → collecte

Bénéfice : Meilleur taux de retour

AttestationOF

Conditions remplies → génération et envoi → archivage

Bénéfice : Traitement accéléré

DevisEntreprise

Demande reçue → génération du devis → envoi → suivi

Bénéfice : Réponse plus rapide

Rendez-vousEntreprise

Prise de RDV → confirmation → rappel SMS ou email

Bénéfice : Moins d'absences

Relance impayésEntreprise

Facture échue → relance automatique → suivi

Bénéfice : Moins d'impayés

Avis clientEntreprise

Prestation terminée → demande d'avis → collecte

Bénéfice : Plus d'avis en ligne

DocumentsTous

Pièce reçue → classement automatique → notification

Bénéfice : Traçabilité

ReportingTous

Données consolidées → tableau de bord

Bénéfice : Pilotage facilité

Les outils. Selon votre environnement : n8n, Make, Microsoft 365, Google Workspace, CRM, LMS, logiciels de gestion d'OF ou de devis-facturation, signature électronique, stockage documentaire, tableurs, API et services d'IA.

Principe : conserver les outils pertinents et automatiser les flux entre eux lorsque cela est possible.

Organismes de formation

Qualiopi : la traçabilité, pas la conformité

OF FLOW ne promet pas de « rendre un organisme Qualiopi conforme automatiquement ». Nous structurons les flux qui contribuent à la collecte, au suivi, au classement et à la disponibilité des éléments utiles à votre démarche qualité.

Découvrir l'accompagnement Qualiopi

  • Évaluations et questionnaires : diffusion, relances et collecte automatisées
  • Preuves et documents de session : classement et disponibilité facilités
  • Indicateurs et tableaux de bord : vision consolidée de vos processus
  • Réclamations et actions : suivi structuré jusqu'à la clôture
  • Alertes sur les éléments manquants : anticipation plutôt que rattrapage

Nos formules

Commencer petit, avancer par étapes

Les mêmes formules pour OF FLOW et PRO FLOW. Le périmètre, les délais et les livrables sont précisés dans le devis.

Audit Automation

Forfait490 € HT

Identifier où vous perdez du temps et quoi automatiser en priorité.

  • Entretien de découverte
  • Analyse des outils et des flux
  • Cartographie de 2 processus
  • Identification des automatisations
  • Estimation des gains
  • Plan d'action priorisé
  • Restitution
Pour démarrer

Automation Essential

À partir de1 490 € HT

Automatiser un premier processus prioritaire de bout en bout.

  • Cadrage
  • Conception du workflow
  • Configuration n8n, Make ou outil adapté
  • Intégrations nécessaires
  • Tests
  • Documentation
  • Prise en main et formation

Automation 360

À partir de3 900 € HT

Structurer et automatiser plusieurs processus du back-office.

  • Audit global
  • Cartographie des flux
  • Jusqu'à 4 processus prioritaires
  • Intégrations multi-outils selon le périmètre
  • Documentation
  • Formation de l'équipe
  • Indicateurs et suivi de mise en œuvre

Automation Care

À partir de 290 € HT / mois

Un accompagnement continu pour que vos automatisations restent fiables dans la durée.

  • Surveillance des automatisations
  • Corrections et maintenance
  • Petites évolutions
  • Optimisation des workflows
  • Revue périodique des processus
  • Proposition de nouveaux cas d'usage

L'audit peut être déduit du montant d'une prestation de mise en œuvre engagée dans les 60 jours, selon le périmètre retenu.

Notre méthode en 8 étapes

Du diagnostic à la mesure des gains

  1. DiagnostiquerComprendre vos outils, vos flux et vos irritants.
  2. CartographierVisualiser le processus réel, les ressaisies, les ruptures et les risques.
  3. PrioriserChoisir les automatisations selon gain, fiabilité, coût et complexité.
  4. ConcevoirDéfinir le scénario, les données, les règles et les exceptions.
  5. AutomatiserConstruire et connecter les outils.
  6. TesterVérifier les cas nominaux, les erreurs et les situations exceptionnelles.
  7. Documenter & formerCréer les consignes utiles et transmettre la maîtrise aux équipes.
  8. MesurerSuivre les gains et identifier les améliorations suivantes.

Cadre et limites

Un engagement clair

Voici le périmètre exact de notre intervention.

  • Les abonnements aux logiciels et services tiers ne sont pas inclus, sauf mention contraire.
  • Les automatisations dépendent des possibilités d'intégration et des API des outils concernés.
  • Les règles métier, données et accès nécessaires sont fournis ou validés par le client.
  • Une automatisation ne remplace ni la responsabilité humaine, ni les obligations réglementaires, ni la démarche qualité.
  • Le périmètre, les délais, les livrables et les conditions de maintenance sont précisés dans le devis final.

Diagnostic découverte

30 minutes pour identifier vos gains

« Vous n'avez pas besoin de changer votre organisation. Nous cherchons d'abord ce qui peut être simplifié, fiabilisé et automatisé dans celle que vous avez déjà. » Objectif : identifier ensemble 1 à 3 tâches automatisables et estimer leur potentiel de gain.

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